Cómo la gestión digital del control de horarios puede optimizar a la logística

Cuando estamos hablado de una pyme o empresa grande, existe un problema clave a la hora de gestionar el personal vinculado a la logística y a la cadena de suministros. Este personal, que muchas veces trabaja fuera del entorno de la empresa, puede estar sujeto a trabajar más horas de las normales, sumado a que muchas veces, no pueden dejar su puesto de trabajo en el medio de una gestión logística. 

Es por eso que la tecnología aquí entra para jugar un papel fundamental en la gestión del personal, con herramientas como Factorial.es que permiten que las áreas de Recursos Humanos puedan gestionar los horarios de las personas de manera efectiva. Como veremos en este artículo, este éxito o fracaso en la empresa tiene la posibilidad de transformar toda la logística, además de que se puede mejorar la productividad y reducir los costos. No estamos hablando de beneficios solo para los empresarios, sino también para la satisfacción de los clientes que muchas veces, tienen que esperar demasiado en sus hogares por las compras.  

La importancia de la gestión digital del control de horarios

Uno de los puntos clave en donde entra la tecnología es en la gestión de los horarios. Debido a normas españolas, la gestión de los horarios va mucho más allá a registrar la entrada y la salida de los empleados. Es una parte fundamental de la información que requieren las empresas para tener una visión correcta de las operaciones logisticas de los empleados, además de ser algo importante para los clientes. 

En general, los software de gestión de horas cuentan con las siguientes cualidades: 

• Precisión a la hora de registrar las horas trabajadas: los sistemas digitales eliminan los errores humanos asociados con el registro manual de horas. Esto garantiza que los datos sean precisos y confiables, lo que es esencial para la toma de decisiones informada.
• Recursos más optimizados:  Al tener una visión clara de las horas trabajadas, las empresas pueden asignar recursos de manera más eficiente. Esto incluye la optimización de turnos, la reducción de tiempos de inactividad y la mejora en la planificación de la mano de obra.
• Aumento de la productividad: La gestión digital del control de horarios permite a las empresas identificar áreas de mejora en sus procesos logísticos. Al analizar los datos de horas trabajadas, las empresas pueden implementar cambios que aumenten la productividad y reduzcan los tiempos de entrega.
• Reducción de costos operativos: La precisión en el registro de horas y la optimización de recursos pueden llevar a una reducción significativa en los costos operativos. Esto incluye la reducción de horas extras no necesarias, la mejora en la eficiencia del transporte y la minimización de errores en la gestión de inventarios.
• Aumentar la satisfacción del cliente: La eficiencia en la logística y la cadena de suministro se traduce en una mejora en la satisfacción del cliente. Los productos llegan a tiempo y en las condiciones esperadas, lo que fortalece la relación entre la empresa y sus clientes.

Casos de éxito en empresas que implentaron este tipo de soluciones

Lamentablemente, más allá de las posibilidades que ofrecen estos sistemas, no todo es "color de rosas": Existe en muchas empresas, en especial las pymes, una gran resistencia al cambio. Muchos empleados que pasan muchas horas fuera de la oficina no quieren ser monitoreados sobre su actividad, sumado a que tampoco están dispuestos a que se realice un análisis de su rendimiento.  

De igual forma, poco se habla de la situación de seguimiento de los productos sensibles. En el sector de la logística, esto es fundamental.  

La importancia de involucrar a todas las partes en el proceso de cambio

Es por eso que es importante involucrar a todos los empleados, darles la capacitación necesaria para usar estas herramientas y hacer un seguimiento durante todo el proceso de implementación. 

Además es importante analizar los costos iniciales. Es probable que, al principio, la inversión sea significativa. Pero está demostrado que al largo plazo, y con un más eficiente control, los costos operativos mejoran. 

Por su parte, la gestión digital del control de horarios implica el manejo de datos sensibles. Es crucial implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger estos datos y garantizar la privacidad de los empleados.

La buena noticia es que estos desarrollos pueden integrarse de forma fácil con sistema digitales existentes en las empresas, en especial para las áreas contables que deben después calcular correctamente la cantidad de horas trabajadas para hacer pago de las nóminas.  

Como podemos apreciar, la gestión digital del control de horarios es una herramienta poderosa que puede optimizar la logística y la cadena de suministro. Al implementar estos sistemas, las empresas pueden mejorar la precisión en el registro de horas, optimizar la gestión de recursos, aumentar la productividad, reducir costos operativos y mejorar la satisfacción del cliente. Esto resulta fundamental en un contexto del mercado cada vez más competitivo, en donde las empresas pueden ofrecer sus productos más allá de las ciudades y en donde la diferencia de precio puede hacer una gran ventaja a la hora de que un cliente elija a nuestro negocio.